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如何使用宏表函数制作文件管理器 仅需2步搞定
栏目分类:办公软件   发布日期:2021-05-06   浏览次数:

Hello,大家好,之前跟大家分享了使用excel中的power query功能制作一个文件管理器,但是很多分析反应自己的excel版本不够高,无法使用,今天就跟大家分享如何使用宏表函数制作文件管理器,他也是可以实现文件刷新的,这个的操作也不难,下面就让我们来看下

Hello,大家好,之前跟大家分享了使用excel中的power query功能制作一个文件管理器,但是很多分析反应自己的excel版本不够高,无法使用,今天就跟大家分享如何使用宏表函数制作文件管理器,他也是可以实现文件刷新的,这个的操作也不难,下面就让我们来看下他是如何设置的

 

 

一、什么是宏表函数以及FILES函数

宏表函数是早期低版本excel的产物,它是vba的前身,现在已经被vba完全取代了,但是我们仍然可以使用它,只不过需要通过定义名称来使用。我们只做文件管理器需要用到FILES这个宏表函数

FILES函数:返回指定目录下的文件名

第一参数:path,文件路径

他仅仅只有这一个参数,在函数的参数中我们可以使用通配符,excel中的通配符有两个

?:问号代表任意单个字符

*:星号代表任意多个字符

二、定义名称

 

想要使用宏表函数我们就必须要定义名称,所以第一步就需要定义名称,首先我们先复制文件路径,然后我们点击定义名称,将名称设置为:ww(这个可以自行设置),然后在引用位置中输入函数:=FILES("F:\文件\*.*")&T(RAND())点击确定

简单的跟大家介绍下这个函数,在这里我们定义的函数分为两个部分

第一部分:FILES("F:\文件\*.*"),这个宏表函数的作用是获取文件的路径,在这里后面的星点星,是通配符,前面的一个星代表文件名称,后面的星代表文件的扩展名

第二部分:T(RAND()),这个函数的作用是使宏表函数能够自动的刷新数据,因为宏表函数本质上也是vba,vba是无法刷新数据的,我们使用重新再运行一次

二、制作文件管理器

 

紧接着我们在文件路径中输入函数; =IFERROR("F:\文件\"&INDEX(ww,ROW(A1)),"")来获取文件路径

在文件名中输入函数:=IFERROR(INDEX(ww,ROW(A1)),""),来获取文件名

在超链接中输入函数:=HYPERLINK(A2,B2),来制作一个自动跳转的超链接

简单的跟大家介绍下函数,获取文件路径的函数他可以分为三个部分

第一部分就是文件夹路径:"F:\文件\",在这里我们使用链接符号将它与文件名字链接在一起

第二部分获取文件名称:INDEX(ww,ROW(A1)),在这里我们使用index函数获取文件名称,将第一参数设置为刚才定义的名称,将第二参数设置为ROW(A1),这样的话当我们向下拖动函数的时候就会获得一个123456…的序列,来保证我们提取到每个工作表明恒

第三部分:使用IFERROR函数来屏蔽错误值,因为在这里我们使用的是函数来获取的文件名称,所以我们需要向下多拉一些公式,才能保证添加文件后能自动获取文件,比如,文件有10个,尽量拉20个公式,让公式的数量大于文件个数即可

三、注意事项

因为是使用宏表函数来获取的文件路径,所以我们需要将文件的格式另存为xlsm格式,也就是可以保存vba代码的格式。当我们香文件夹中添加新的文件的时候,需要双击文件路径已经文件名这两列来刷新数据

 

以上就是我们使用宏表函数来制作文件管理器的方法,使用这种方法无视excel版本,全部都可以使用

怎么样?你学会了吗?我是excel从零到一,关注我持续分享更多excel技巧

 

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